Excel är ju ett fantastiskt verktyg och om du precis börjat använda det så ska du nu få lite tips på funktioner som kommer underlätta mycket!
I detta inlägg hittar tips på hur du kan:
Autofyll är ju en fantastisk funktion. Om du tittar på bilden ovan så ser du att rutorna A1 till A4 manuellt har fyllts i med numren 1 till 4. Om du markerar alla dessa nummer och håller musen över det nedre hörnet så kommer det dyka upp ett plustecken.
Klicka och håll ner musknappen och dra musen nedåt så kommer excel automagiskt att öka serien med 5,6,7 osv. tills du släpper musen. Excel kan hantera en mängd mönster så om du istället för 1,2,3,4 hade skrivit 2,4,6,8 så hade Excel fortsatt nummerserien med 10,12,14 osv.
Du kan även göra detta med datum, bokstäver och annat smått och gott. Testa dig fram!
Om du har många rader med siffror som du i slutändan vill summera så kan du helt enkelt, likt ovan bild visar, klicka i rutan under alla rader du vill summera.
Tryck sedan på knappen Autosumma som visas längst upp till höger i panelen Start. Du kan också hålla nere knapparna Alt och Shift på tangentbordet och sedan trycka på = (lika-med-tecknet). Excel markerar då alla rader ovanför som programmet anser hör ihop.
Tryck därefter på Enter-knappen så summeras alla rader!
Har du en mängd kolumner med data och skulle vilja ha ett bra sätt att justera så att alla har rätt bredd och inte har massa text som flödar över till andra kolumner?
Då kan du enkelt markera alla celler genom att först klicka längst upp till vänster i cellerna (se den röda ruta i bilden ovan). Då markeras alla celler.
För sedan musen över gränsen mellan rubriken för kolumn A och B (se den röda pilen i bilden ovan). Då ska din muspekare ändras till att bli ett streck med två motsatta pilar. Dubbeklicka på musen och alla kolumner kommer nu att justeras så att all text och data i alla kolumner får plats inom just sin kolumn.
Om du har en lista likt ovan (men kanske ännu mer omfattande) så finns det ett riktigt smidigt verktyg för att sortera och filtrera data.
Nedan kan du se en lista med rubrikerna Namn, Ålder, Yrke och Kommun. Tänk nu att listan skulle innehålla 1000 namn och du skulle vilja få fram alla i Trollhättan över 50 år. Detta skulle kräva ett omfattande jobb om man skulle göra det manuellt. Dock så finns det en väldigt bra funktion i Excel som heter Filtrera.
För att lyckas med vårt konststycke att få fram alla i Trollhättan över 50 år så börjar vi med att markera hela tabellen. Dvs. vi markerar med musen (genom att klicka och hålla inne vänster musknapp) på rutan där det står Namn och drar ned till sista rutan där det står Kalmar.
Det ska nu se ut som det gör nedan.
Vi går sedan in på fliken Data längst upp i Excel och sedan klickar du på knappen Filtrera. Se nedan.
Nu kommer Excel helt magiskt att lägga till pilar vid varje rubrik. Detta ger oss möjlighet att klicka på pilarna och få upp filtreringsmöjligheter.
Vi ska nu börja med att klicka på pilen till höger om Kommun. Då kommer det dyka upp en ruta med en mängd val. Gå ner till listan med Kommun-namn (se skärmklipp nedan) och klicka först på kryssrutan (markera allt) för att få bort alla markeraing, klicka sedan på Trollhättan. Tryck sedan på knappen OK längst ned.
Det som händer nu är att endast de rader där det står Trollhättan kommer visas, alla andra rader döljs. För att få fram rader där det står Kalmar så behöver man återigen klicka på pilen och markera även Kalmar.
Men vi ska ju få fram personer i Trollhättan över 50 år så vi går vidare och klickar på pilen vid rutan där det står Ålder.
I rutan som dyker väljer vi här ett alternativ som heter Talfilter (se nedan). Detta gör att vi får upp en undermeny där vi väljer Större än…
I rutan som nu dyker upp skriver vi in 50 (vi ville ju visa personer över 50 år) och trycker på ok.
Och nu har vi via några enkla klick rensat bort alla förutom de i Trollhättan över 50 år.
Detta går ju självklart att tillämpa på mycket större tabeller/listor och med många fler kolumner.
Testa och lycka till!